Formatarea rândurilor şi paragrafelor

Modul de aranjare a textului este important pentru impactul pe care acesta il va avea asupra cititorului.
In Word se considera ca textele sunt formate din paragrafe; această noţiune este mai degraba sinonima cu cea de aliniat din limba română, fiindcă desemnează un text situat între caractere de sfârşit de paragraf obţinute prin apasarea tastei ENTER. Reamintim faptul ca simbolurile tastelor ENTER, SPACE (spaţii tastate efectiv şi nu introduse de Word pentru alinieri), precum şi alte marcaje cu rol de formatare pot fi vizualizate/ascunse folosind butonul Show/Hide.
In general, opţiunile de formatare a paragrafelor au efect asupra paragrafului curent (oriunde ar fi pozitionat cursorul în cadrul acestuia), fără a fi necesara selectarea lui. Dacă însa sunt selectate mai multe paragrafe, eventual unul sau mai multe randuri, atunci formatarea se va realiza asupra zonei selectate.
Copierea formatelor de tip paragraf se poate de asemenea realiza folosind butonul Format Painter ( a se vedea paragraful anterior), cu un clic pe zona sursa, activand butonul şi apoi realizand un nou clic pe paragraful destinatie (eventual selectand mai multe paragrafe destinatie).
Alinierea
Un text poate fi aliniat la marginea din stânga, la cea din dreapta, între marginile stânga-dreapta sau centrat folosind respectiv butoanele Left, Right, Justify şi Center de pe bara de instrumente Formatting. Acestea sunt de tip comutator şi pot fi aplicate pentru textul curent scris, pana la schimbarea opţiunii, sau pentru un text selectat. Butoanele de aliniere sunt echivalente cu opţiunile din caseta Alignment a ferestrei de dialog Paragraph (pagina Indents and Spacing sau cu combinatiile de taste Ctrl-L (Left), Ctrl-R (Right), Ctrl-J (Justify) şi Ctrl-E (Center).
Indentarea
Una din modalităţile de evidentiere a unui text/paragraf este indentarea, adica plasarea sa, în totalitate sau în parte, mai spre interior, la o anumita distanta fata de margini.
Indentarea paragrafului curent (implicit) sau a paragrafelor selectate se poate realiza:
• cu butoanele de indentare Decrease Indent şi Increase Indent care folosesc o indentare predefinita de cinci spatii;
• cu ajutorul riglei, folosind mouse-ul şi marcajele de indentare (in forma de triunghiuri sau dreptunghi) din stânga şi dreapta riglei:
1. prin deplasarea cu mouse-ul a "triunghiului" superior din marginea stânga a riglei se va indenta primul rand al paragrafului (sau paragrafelor, dacă sunt mai multe selectate) fata de marginea din stânga;
2. prin deplasarea cu mouse-ul a "triunghiului" inferior din marginea stânga a riglei se va indenta restul paragrafului (cu exceptia primului rand) fata de marginea din stânga;
3. prin deplasarea cu mouse-ul a "dreptunghiului" din marginea stânga a riglei se va indenta intregul paragraf fata de marginea din stânga;
4. prin deplasarea cu mouse-ul a "triunghiului" inferior din marginea dreapta a riglei se va indenta paragraful fata de marginea din dreapta;
• opţiunile Indentation din ferestra de dialog Paragraph - pagina Indents and Spacing. Modificarile facute se pot vizualiza în caseta Preview.
Nu se vor folosi Tab-uri sau spatii pentru indentare, fiindca exista riscul dezorganizarii documentului.
Spaţierea rândurilor
Pentru a face mai lizibil un paragraf (text), se poate modifica spaţiul dintre rânduri. Dimensiunea exactă a spaţiului dintre rânduri este determinată de dimensiunea fontului. De exemplu, pentru un font de 10 puncte, spatiul dintre doua randuri este de aproximativ 10 puncte pentru scrierea la un rand şi de 20 de puncte pentru scrierea la doua randuri. Spatiul dintre doua randuri este determinat de dimensiunea celui mai mare font din randul respectiv.
Modificarea spatierii randurilor din paragraful curent (implicit) sau din paragrafele selectate se poate realiza prin intermediul casetei Line Spacing din fereastra de dialog Paragraph, din care se pot alege opţiunile: Single (scriere la un rand), 1.5 Lines (scriere la un rand şi jumatate), Double (la doua randuri), At Least (cel puţin valoarea introdusa în caseta At), Exactly (exact valoarea introdusa în caseta At) sau Multiple (multiplu de valoarea introdusa în caseta At). Caseta At poate fi completata folosind butoanele de incrementare/decrementare ale acesteia.
Prin intermediul casetelor Before şi After se pot modifica spatierile de dinaintea paragrafului curent (sau celor selectate) şi de după paragraful curent (sau cele selectate).
Delimitatori
Editorul Word desparte automat textul în pagini (in funcţie de dimensiunile paginii şi marginile alese). Pentru a decide dacă anumite randuri vor fi trecute sau nu pe o pagina noua (de exemplu, ultimul rand dîntr-un paragraf) se vor folosi opţiunile de despartire a paragrafelor, aflate în ferastra de dialog Paragraph - pagina Line and Page Breaks.
Caseta Pagination din aceasta fereastra conţine:
• opţiunea Widow/Orphan Control, prin activarea careia o ultima linie dîntr-un paragraf ("orphan", orfan) nu va fi despartita de restul paragrafului ("widow", vaduva);
• opţiunea Keep Lines Together, care nu permite separarea liniilor dîntr-un paragraf (se recomanda a se aplica pe anumite paragrafe selectate);
• opţiunea Keep With Next pentru ca doua paragrafe consecutive (eventual, mai multe selectate) să nu fie separate.
Un delimitator de pagina introduce automat trecerea la o pagina noua şi se poate insera prin intermediul comenzii Page Break din meniul Insert, opţiunea Break sau cu combinatia de taste CTRL+ENTER şi se poate sterge uzual cu o tasta de stergere sau după ce a fost selectat.
Tabulatori
Un tabulator este un marcaj pe rigla orizontala care defineste coloana din document unde se vor face pozitionarile prin tastarea lui TAB. Implicit, ei sunt asezati la fiecare 1.3 cm, dar aceste distante pot fi modificate.
Tipul de tabulator este simbolizat în casuta din partea stânga a riglei orizontale. Exista patru tipuri de tabulatori, în funcţie de poziţia în care se va alinia textul inserat după apasarea tastei TAB fata de poziţia tabulatorului: aliniat la stânga - cu simbolul + este tipul predefinit, aliniat la dreapta - de exemplu, pentru numere intregi, cu simbolul +, centrat - cu simbolul -, de exemplu pentru titluri şi zecimal - pentru numere zecimale. De la un tip la altul se poate trece cu un clic pe simbolul de tabulator din rigla. Definirea unui tabulator cu ajutorul mouse-ului se face printr-un clic în poziţia dorita pe rigla sau folosind fereastra de dialog Tabs, (Format - Tabs) unde se specifica poziţia tabulatorului (in cadrul câmpului Tab Stop Position), după care se apasa butonul Set. Stergerea unui tabulator se face deplasandu-l cu mouse-ul în zona textului sau folosind aceeasi fereastra de dialog Tabs (un tabulator se elimina cu Clear, iar toti cu Clear All). Dacă se doreşte definirea unui tabulator (unor tabulatori) doar pentru o sectiune de text, se va selecta întâi textul respectiv.